浙江科技学院基本建设与修缮项目

档案管理办法

第一章 总则

第一条 为保证基建修缮项目档案的时效性、完整性、可利用性,依据《建设工程文件归档整理规范》、《浙江省城市建设档案管理办法》、《关于加强杭州市城市建设档案管理实施意见》、《杭州市建筑工程档案移交书（2016年版）》、《杭州市档案馆关于声像档案的规定》，结合杭州市城建档案馆、学校档案馆要求和学校基建修缮工作实际，特制订本办法。

第二条 基建修缮项目档案是指在工程项目的决策、立项、报批、规划、设计、招标、施工、验收以及维护等活动中形成的有保存价值的文件、图纸、图表、影像、合同、协议、纪要、光盘等各种资料。

第三条 基建修缮项目竣工验收前要先行组织档案验收，获得校园建设处《建设工程竣工档案认可意见书》后方可组织竣工验收。

第四条 基建修缮项目档案材料原则上必须是正本、原件(盖公章),如果原件另有它用,则在复印件上应注明原件存档处。档案材料做到审查手续完备、字迹清楚，图面清晰、整洁，能长久保存。

第二章 档案的收集

第五条 校园建设处档案管理员负责档案整理、立卷、归档、督办和移交。

第六条 工程项目档案的收集、整理由项目组具体负责，并及时移交给档案管理员。包括但不限于以下材料：

(一)综合性的文件、文书、财务等档案由校建处、后勤服务中心办公室负责;

（二）立项、报批、验收、征地拆迁有关批复、文件及规划、勘察、设计等过程中形成的前期档案，监理日志和监理过程产生的资料、施工过程产生的资料和竣工图等工程现场档案，由具体项目组负责；招投标有关文件、各类合同、结算资料等招标材料，由采购中心相关人员负责。

第三章 档案的移交、查阅、移存

第七条 档案管理员按照基建修缮项目建立工程档案登记账簿,工程各类档案移交存档时由移交人签字后，予以登记备案。

第八条 项目归口管理部门负责基建修缮项目档案收集、管理工作，校园建设处负责项目资料归档工作，项目归口管理部门在收到完整的项目档案后10个工作日内交校园建设处档案室统一归档。

第九条 基建修缮项目前期档案资料（包括前期立项、设计、招标（与施工相关的）、施工等资料）验收作为项目竣工验收的前置条件。项目竣工验收合格后10个工作日内，项目组协同施工单位共同整理项目档案资料，完整移交归口管理部门档案管理员，并出具双方签字盖章确认的基建修缮档案移交清单，作为项目竣工节点款支付的必要条件。项目审计结束，余款结算前完成审计报告的归档工作。

第十条 档案管理员要严格工程档案的利用管理，不得允许无关人员查阅工程档案;档案外借或重要工程档案的查阅须经处领导书面批准。建立档案查阅、外借等利用记录，并留有利用人签字。档案管理员要严格外借档案的按期催收归还管理，确保档案完整和安全。

第十一条 档案管理员要及时完成基建修缮项目档案收集工作，按照档案管理相关规定移交杭州市、学校档案馆，办理好相关移交手续。

第十二条 本办法由校园建设处、后勤服务中心负责解释。

第十三条 本办法自公布之日起实施。